Rechnungen richtig stellen: Damit der Kunde schnell bezahlt

Hast du dich schon mal gefragt, was eigentlich alles eine Rechnung enthalten muss, in welcher Frist du deine Rechnungen stellen solltest und ob du deine Rechnungsablage korrekt führst? Erfahre im folgenden Artikel, welche Form einzuhalten ist und wie du dein Rechnungssystem optimieren kannst.

Virtuelle Assistenten sind in der Regel darauf angewiesen, dass der Kunde die abgerechnete Zeit schnell bezahlt. Damit es bei der Rechnungsstellung keine unnötig langen Verzögerungen gibt, solltest du als VA darauf achten, dass die Rechnung richtig gestellt wird und sich keine Formfehler einschleichen.

Wann muss die Rechnung gestellt werden?

Die wichtigste Regel ist die Rechnung zeitnah nach der erbrachten Leistung abzurechnen. Formell gesehen gibt es eine Frist von 6 Monaten, innerhalb der die Rechnung erstellt werden sollte. Soll die Rechnung erst danach gestellt werden, zählt dies schon als Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 UStG, die sogar mit Bußgelder geahndet werden können.

Liegt die Leistung schon länger als 3 Jahre zurück, verfällt der Anspruch auf Zahlung nach dieser Zeit. Die Frist läuft übrigens immer zum Jahresende ab, nicht genau nach 3 Jahren. Das klingt sehr lange, kann aber bei chaotischer Buchhaltung schnell passieren. Es lohnt sich also lieber früh mit der Ordnung anzufangen.

Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung verschicken?

Wird die Rechnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist von 14-30 Tagen bezahlt, empfiehlt es sich den Kunden schriftlich per Zahlungserinnerung oder Mahnung erneut an die Zahlung zu erinnern. Falls eine Zahlung nicht eingeht, muss dahinter nicht immer eine böse Absicht stecken. Manchmal geht eine Rechnung auch einfach nur im Alltag verloren. Schreib daher lieber zunächst eine nette und höfliche Zahlungserinnerung, bevor du mit einer Mahnung und Mahngebühren nachhakst. Du willst die Stimmung für die künftige Zusammenarbeit ja nicht unnötig drücken.

Kann man Rechnungen auch rückwirkend stellen?

Ja, kann man. Zwar gibt es die Frist von 6 Monaten, wenn du aber nachweisen kannst, dass die Leistung auch erbracht wurde und damit ein berechtigter Anspruch besteht, kannst du die Rechnung auch danach noch schreiben. Achte dabei allerdings auf diese Punkte:

1. Das Rechnungsdatum ist immer das Datum, an dem du das Dokument erstellst (also das aktuelle Datum)
2. Das Datum der Leistungserbringung entspricht dem vergangenen Zeitraum, in dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde.
3. Falls der Betrag schon vorab (ohne Rechnung) beglichen wurde, sollte das ebenfalls auf der Rechnung vermerkt werden. Das kann z.B. eine Anzahlung gewesen sein.

Eine allgemeingültige Frist für die rückwirkende Rechnungsstellung gibt es eigentlich nicht. In der Praxis haben sich aber auch hier die 3 Jahre durchgesetzt.

Wichtige Pflichtangaben, die auf die Rechnung müssen

Eine Rechnung kann zwar vom Design her schön und individuelle gestaltet sein, muss aber nach §14 UStG folgende Pflichtangaben enthalten. Ist das nicht der Fall, kann die Rechnung formell nicht durchgesetzt werden. Es besteht also kein Anspruch auf Zahlung:

• Vollständiger Name, Adresse des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer, Umsatzsteuer-ID
• Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer (Hier findest du Tipps, wie diese aufgebaut werden sollte)
• Ausstellungsdatum
• Dienstleistungszeitraum und Art der erbrachten Leistungen
• Die geforderten Beträge zzgl. gesondert angegebener anzuwendender Steuersätze
• Sind die Angaben nicht vollständig oder gar fehlerhaft, kann sich der Schuldner weigern, den Forderungen nachzukommen. Außerdem kann es später Schwierigkeiten mit dem Finanzamt geben.

Solche Formfehler lassen sich einfach vermeiden, indem du eine Software wie FastBill verwendest, um Rechnungen zu erstellen und Finanzen im Blick zu behalten. Dort legst du einmal eine Vorlage an und wählst für jede Rechnung nur noch die erbrachte Leistung und den Kunden aus. Alle formellen Anforderungen werden automatisch aus der Rechnungsvorlage übernommen. Wenn es dir erstmal nur um das Erstellen der Rechnung geht, und nicht um das Speichern von Rechnungen und Belegen, dann ist vielleicht auch schon die kostenlose Rechnungsvorlage was für dich.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Dieser Punkt wird häufig unterschätzt. Du musst deine Rechnungen (ein- und ausgehende) in der Regel für ganze 10 Jahre aufbewahren. Hier macht es für virtuelle Assistenzen besondern Sinn, von vorn herein ein digitales Belegarchiv zu nutzen. Am besten online in einer Cloud Software, sodass keine Dokumente durch z.B. Schäden am Computer verloren gehen.

Die Aufbewahrungsfrist gilt übrigens für alle Steuerlich relevanten Belege, also auch für Rechnungen, die du bekommst (z.B. von Reisen oder Ausgaben für Tools). Das Finanz-Tool deiner Wahl sollte daher beides können, Rechnungsstellung und Belegerfassung.

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