Erfahrungsbericht einer erfolgreichen VA im technischen Support – Interview mit Stefka Poessel – Podcastfolge 129

Webseiten Erstellung, Online Kurs Support, Aufbau von LandingPages und E-Mail-Marketing mit ActiveCampaign. Vier Dienstleistungen, die es in sich haben und auf die sich Stefka Poessel als VA für technischen Support in den letzten Jahren spezialisiert hat.

Erfahre wie sich Stefka in der technischen Unterstützung spezialisieren konnte und welchen Herausforderungen sie sich stellen musste. Lass dich von ihrem Zeit- und Kundenmanagement inspirieren und finde heraus, wie auch du mit 10 Kunden gleichzeitig zusammenarbeiten kannst.

Und lass dir auf keinen Fall die Tipps von Stefka entgehen, wie du mit deinem VA Business noch erfolgreicher werden kannst!

Wie bist du VA geworden?

Nach ihrem Studium hat Stefka zwei Jahre als Angestellte gearbeitet und schnell festgestellt, dass sie nicht erfüllt war. Sie wollte ortsunabhängig arbeiten und ihre Reiseleidenschaft ausleben. Durch ihren damaligen Reiseblog stand sie schon mit anderen Freelancern in Kontakt und ist 2014 als Freelancer in die Selbstständigkeit gestartet. 

Am Anfang bot sie Übersetzungen und Reiseplanung als ihre ersten Dienstleistungen an. Damit fühlte sie sich aber auch nicht erfüllt. Als sich dann der Beruf und der Begriff der Virtuellen Assistenz in Deutschland verbreitete, startete Stefka als Virtuelle Assistentin durch.

Ihr Dienstleistungsangebot vergrößerte sich auf ein wenig Social Media und Blogartikel. Mit der Zeit ging es dann für sie mehr und mehr in den Bereich der technischen Unterstützung, auf den sie sich nun spezialisiert hat. Onlinekurse, Webseiten Erstellung und E-Mail-Marketing mit ActiveCampaign.

Wieso du keinen speziellen Abschluss benötigst, um erfolgreich zu sein.

Zum Anfang ihrer Selbstständigkeit war Stefka noch überzeugt, dass sie keine Dienstleistung anbieten kann, für die sie keine entsprechende Qualifikation hat. Mit der Zeit probierte sich Stefka aber immer mehr aus und lernte mit ihren wachsenden Kundenaufträgen dazu.

Ihre Kunden benötigten oft ihre Unterstützung in technischen Bereichen, die für sie noch neu waren. Durch das eigene Ausprobieren, sei es beim Kunden oder ihren eigenen Webseiten und Projekten, erarbeitete Stefka sich ihre Expertise Schritt für Schritt und sagt heute:

“Ich habe gelernt, dass ich mir alles beibringen kann. Man muss sich nur trauen es auszuprobieren, am Besten lernt man mit den Kunden. Ansonsten einfach selbst ausprobieren und so die eigenen Erfahrungen sammeln.”

Stefkas Tipps zum Selbststudium

Da Stefka schon vor ihrer Selbstständigkeit einen eigenen Reiseblog betrieb, konnte sie hier ihre ersten Erfahrungen sammeln. Da es zu diesem Zeitpunkt noch gar keine Pagebuilder gab, musste sie sich mit dem Bereich der Webseitenerstellung auseinandersetzen und machte ihre ersten technischen Erfahrungen in diesem Bereich.

Mit ihren ersten Kunden fing sie mit kleineren Anpassungen oder einzelnen Seiten an. Schritt für Schritt hat sie sich so mehr und mehr Wissen angeeignet. Sie erhielt den ersten Kunden, der unbedingt mit ActiveCampaing arbeiten wollte und so arbeitete sie sich auch in diesen technischen Bereich selbstständig ein.

„Am meisten lernst du durch die Arbeit mit den Kunden. Natürlich lernst du auch mit einem Kurs und er hilft dir. Aber der größte Lerneffekt entsteht durchs Machen und auch so entsteht das Verständnis.“

Seitdem sie selbstständig ist, hat Stefka selbst nur zwei Kurse gemacht. Einen VA Kurs aus Amerika (da es damals noch keinen in Deutschland gab) zu Beginn ihrer Selbstständigkeit und den Onlinekurs „Auf Kurs“zum Thema “Onlinekurse” von Katharina Nebel.

Ihre Geheimwaffe für die eigene Selbstbildung ist Google. Wenn sie bei ihrer Arbeit nicht weiter weiß, dann nutzt sie einfach Google. Und das hat bei ihr bis jetzt immer geklappt.

Ihre bisherige größte Herausforderung

Es gibt ein Thema, bei welchem sich Stefka eine ganze Zeit lang sehr schwergetan hat: die Positionierung. Von allen Seiten hat sie immer wieder zu hören bekommen, dass sie sich spezialisieren muss, um einen höheren Stundensatz verlangen zu können.

Was Stefka jedoch so an der VA Tätigkeit liebt ist die Vielseitigkeit. Deshalb fiel ihr das ganze Thema der Spezialisierung auch besonders schwer. Sie war im Kampf mit sich selbst und unsicher, ob und worin sie sich spezialisieren soll.

Dies hielt auch an, bis sie für sich selbst entschieden hat, dass all ihre Dienstleistungen im technischen Bereich zusammenlaufen und ihre Spezialisierung darstellt. Nach dieser Entscheidung hat es bei ihr Klick gemacht und sie konnte akzeptieren, dass sie alles richtig macht.

Wenn du dir auch unsicher bist, ob du dich spezialisieren möchtest, dann höre gerne einmal in die Podcast Folge 122 an.

So organisiert Stefka ihr Zeit- und Kundenmanagement

Stefka hat um die 10 Kunden, die sie gleichzeitig mit ihrem technischen Support betreut. Hierbei verteilt sie ihre Kapazitäten unterschiedlich auf die einzelnen Kunden. Pro Kunde arbeitet Stefka zwischen 2 bis max. 15 Stunden im Monat.  Steht z. B. ein größeres Projekt bei einem Kunden an, kann diese Stundenzahl auch einmal steigen. Über das Jahr verteilt ist sie mit ihrer Kapazität ausgelastet.

Damit Stefka ihre Zeit effektiv für ihre Kunden nutzen kann, verwendet sie das Projektmanagement Tool Asana für ihre Organisation, sowie ihren Google Kalender.

In Asana hat sie für jeden Kunden ein eigenes Projekt angelegt und alle wichtigen Informationen wie z. B. die Branding Farben und die Vertragsbestandteile hinterlegt. Erhält sie eine neue Aufgabe von ihren Kunden, legt sie im entsprechenden Projekt eine Aufgabe in Asana an.

 Jeden Freitag bzw. jedes Wochenende plant sie dann die kommende Woche in ihrem Google Kalender grob vor. Hierfür trägt sie sich grobe Zeitslots ein, die sie für ihre Kundenarbeitszeit sowie für sich privat oder für ihr Business benötigt.

 Jeden Tag plant sie dann den nächsten Tag genauer durch. Sie schaut welche Aufgaben über den Tag vielleicht noch neu hinzugekommen sind und entscheidet welche Aufgaben sie in die grob vorgeplanten Zeitslots bearbeitet.

Damit das funktioniert, wissen ihre Kunden, dass sie in der Regel erst am Folgetag auf neue E-Mails antwortet oder diese bearbeitet.

Stefkas Tipps für deine Kundenakquise

Ihren ersten Kunden hat Stefka über eine Ausschreibung in einer Facebook Gruppe erhalten. Sie erhielt das Feedback, dass sie eine der Einzigen war, die eine individuelle Bewerbung geschrieben hat. Daher ist ihr Tipp, schau dir die Ausschreibung genau an und bewirb dich individuell und nicht mit einem vorgefertigten Text.

Außerdem war Stefka bis vor einem Jahr noch bei dem kostenpflichtigen Portal Fernarbeit mit einem eigenen Profil hinterlegt. Durch die interne Suchfunktion haben einige ihrer Kunden Stefkas Profil entdeckt. Mit zwei von diesen Kunden ist sogar eine langjährige Zusammenarbeit entstanden. Das Portal hat ihr am Anfang geholfen ein wenig Sichtbarkeit zu erlangen.

 Jetzt erhält Stefka ihre Kunden durch Empfehlungen von anderen Kunden und Kolleginnen, mit denen sie sich vernetzt hat. Durch ihr Profil auf Instagram finden ihre Wunschkunden ebenfalls zu ihr. Ihr besonderer Tipp ist, die eigene Webseite unter SEO-Aspekten zu optimieren.

Außerdem empfiehlt sie, gerade am Anfang mehrere Dinge auszuprobieren und zu schauen welche Kanäle für einen funktionieren und welche nicht.

Tipps für VA’s um noch erfolgreicher zu werden im eigenen Business:

Der erste Tipp ist der Aufbau eines Netzwerkes. Durch den VAW Inner Circle konnte Stefka sich ein Netzwerk mit anderen tollen VA’s aufbauen und wahre Freundschaften finden. Sie erhält nicht nur Unterstützung, sondern wird auch an andere Kunden und Jobausschreibungen empfohlen.

Stefkas zweiter Tipp ist es, sich in der Kundenakquise auszuprobieren. Aber, sich dann auf ein bis zwei Kanäle zu konzentrieren, die bei einem gut laufen und für einen funktionieren. Denn gerade wenn die Anfangsphase geschafft ist und du als VA deine Wunschkunden gefunden hast, bleibt oft nicht so viel Zeit für die eigene Sichtbarkeit über.

Es ist wichtig, dass du weiterhin Kundenakquise betreibst und nach außen sichtbar bist. Es kann nämlich immer der Fall sein, dass ein Kunde abspringt oder du eine Zusammenarbeit beendest und wieder auf neue Kundensuche gehen musst. Deshalb solltest du Kanäle für deine Kundenakquise nutzen, mit denen du dich wohlfühlst und bei denen dir die Content-Produktion leicht fällt.  

Shownotes: