Anneliese Mayer ist Gründerin und Geschäftsführerin von VPA4YOU e.U. mit Sitz in Wien.
„Die Idee, Dienstleistungen virtuell anzubieten, gab es schon seit langer Zeit. Mein Traum war es vor allem ortsunabhängig zu arbeiten. Dann kam Tim Ferris mit seinem Buch „Die vier Stunden Woche“ und gab den letzten Anstoß meinen Traum in die Tat umzusetzen. Nach einer Vorbereitungs- und Testphase habe ich mich in das Wagnis „virtuelle Assistenz“ gestürzt.“
Seit Anfang Juni unterstützt sie, gemeinsam mit ihrem Team Unternehmen virtuell, beim Erfolgreich sein. Mit über 13 Jahren Berufserfahrung im Marketing und im gehobenen Assistenzbereich kann sie ihren Kunden mit viel Fingerspitzengefühl und Gespür für Ihre Bedürfnisse unter die Arme greifen. Dazu kommt noch eine große Portion Neugierde für alle digitalen Themen und Innovationen.
Anneliese Mayer unterstützt Kleinstunternehmer, Start-Up’s, Vollblutentrepreneure vom klassischen Terminmanagement bis hin zur Kundenbetreuung.
Wir kennen es doch alle, tausend Dinge wären zu erledigen, im Kopf spucken Deadlines und Listen herum und am Ende des Tages sitzen wir da und haben genau NICHTS erledigt. Kommt dir das bekannt vor?
Vor allem wenn man Homeoffice betreibt, wie ich zum Beispiel, kann es durchaus schnell mal passieren, dass man sich ablenken lässt von Kleinigkeiten. Weitere Gründe für Zeitmangel sind dann oft Vergesslichkeit, eine chaotische Arbeitsweise und eine schlechte Planung.
Zeitmanagement ist in der heutigen Zeit das A-O, egal ob im Beruf, beim Studium oder im Privatleben.
Hier meine Tipps zum ultimativen Zeitmanagement:
Getting Things Done- Methode
Ganz simpel, packen Sie es einfach an. Mir hat zB. das Buch von David Allen sehr geholfen meinen Tag zu strukturieren und Aufgaben zu erfassen und nach Dringlichkeit zu sortieren. Jeden Morgen notiere ich mir alle Aufgaben und ordne sie. Dabei stehen wichtige Dinge, die wenig Zeit in Anspruch nehmen ganz oben, Aufgaben die zwar dringend sind, aber mehr Zeit brauchen, etwas weiter unten. Auch Emails werden zu festgelegten Zeiten gecheckt und beantwortet. So ist gewährleistet, dass man nicht dauernd aus seiner Tätigkeit herausgerissen wird.
Die NOT-TO-DO-List
Klingt auf den ersten Blick unlogisch, macht aber Sinn. Schreiben Sie sich jeden Tag eine Liste mit Dingen, in die Sie an diesem Tag keine Zeit investieren. Das könnte zum Beispiel der Kaffeeplausch mit einer Kollegin sein, oder das regelmäßige Kontrollieren der Nachrichten oder sozialen Medien. Damit haben Sie zumindest schon einmal einen Reminder und können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Delegiere deine Aufgaben
Man muss nicht immer alles selber machen. Vor allem wenn es um Tätigkeiten geht, die einem selbst nicht liegen, macht es Sinn diese aus der Hand zu geben. Es gibt mittlerweile genügend Online-Anbieter, virtuelle Assistenten, über die Arbeiten delegiert werden können und abarbeiten lassen können. Somit kannst du dich auf deine Stärken und Kernkompetenzen konzentrieren. Delegation ist ein wichtiger Schritt zu einem ultimativen Zeitmanagement. Meist fällt es schwer, Aufgaben abzugeben und zu vertrauen, aber du wirst schon nach kurzer Zeit sehen, wie entlastend und vor allem auch zeitsparend Delegation sein kann.
Betreibe Monotasking
Multitasking ist in unserer schnelllebigen Zeit ein mittlerweile weit verbreiteter Begriff. Fast jeder kennt ihn. Und viele versuchen sich auch darin, verschiedene Aufgaben parallel zu verrichten. Meist klappt das nicht besonders gut. Multitasking ist oftmals die Ursache für Fehler und Stress. Deshalb gebe ich dir den Tipp, mach das Gegenteil. Betreibe Monotasking und arbeite Aufgabe für Aufgabe konzentriert nacheinander ab.
Definiere deine Ziele
Ziele sind deine Freunde. Du solltest deine Ziele auf jeden Fall schriftlich abbilden und auch regelmäßig adaptieren. Dabei kannst du Tages,- Monats und Jahresziele verfassen. Organisieren dir dazu auch täglich deine To-Do-List. In dieser solltest du auch Pufferzeiten für ungeplante Störungen und auch Ruhezeiten mit einfließen lassen.
Last but not least, in der Ruhe liegt die Kraft
Der Zeitmanagementexperte Lothar Seiwert empfiehlt täglich eine „stille Stunde“ einzuplanen. Da die höchsten Konzentrationsleistungen allgemein zwischen 9 und 10 und 18 und 20 Uhr erzielt werden können, sollte man daher die „A-Aufgaben“ in diesem Zeitraum erledigen. Leite dein Telefon, wenn möglich während der „stillen Stunde“ um und kümmere dich später um die Rückrufe. Lerne zudem zu zusätzlichen unnötigen Aufgaben höflich, aber bestimmt „Nein“ zu sagen. Damit schützt du dich vor Zeitdieben.
Mit einem guten Zeitmanagement wirst du deine beruflichen sowie auch deine persönlichen Ziele unter einen Hut bekommen. Effizienz in der Zeitplanung bedeutet weniger Stress und erhöht die Lebensqualität.
Du möchtest gerne als virtuelle Assistentin für vpa4you tätig werden? Dann schreib gerne eine Email an office@vpa4you.com.
Dir hat der Artikel gefallen? Sharing is Caring 🙂
